OCTO · Website en wachtlijst
OCTO en de AVG
Download PDF Download deze beoordelingsversie (HTML) Vaste versielink Vorige versie — 1.4.4
Dit overzicht vat het privacybeleid samen; het is geen certificering van naleving. De AVG beschermt persoonsgegevens en geeft individuele rechten, niet alleen aan EU-burgers.
Wie is verantwoordelijk?
Axel Van Mechelen en Robbe Heynderickx exploiteren OCTO persoonlijk als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Axel coördineert privacyverzoeken; Robbe coördineert leveranciers, verwijdering en back-upverval. Je kunt je rechten tegenover elk van hen uitoefenen via admin@octo-tool.com of Isabellakaai 60, 9000 Gent, België.
Welke gegevens en keuzes zijn betrokken?
De website verwerkt noodzakelijke verzoek- en beveiligingsgegevens en je cookiekeuze. GA4 wordt pas geladen na toestemming voor statistieken. Wanneer inschrijven beschikbaar is, gebruikt de gratis wachtlijst e-mail, taal, deelnamestatus en tijdstippen, leeftijds- en ouderlijke verklaringen en versiegebonden toestemmings- en voorwaardenbewijs. Antwoorden over onderwijs en verwijzing zijn optioneel; we vragen geen naam of geboortedatum. Toestemming en bevestiging voor de nieuwsbrief zijn afzonderlijk.
De minimumleeftijd van 16 en toestemming van ouder of voogd voor 16–17-jarigen zijn deelnamevoorwaarden van OCTO, niet de algemene toestemmingsleeftijd onder de AVG. Productaccounts, uploads, AI en betalingen vereisen afzonderlijke informatie vóór introductie.
Welke cookies en opslag?
CookieConsent onthoudt je keuze één kalendermaand. Cookiebot vermeldt voor zijn afzonderlijke eindgebruikersgegevens een termijn van 12 maanden. Met toestemming voor statistieken hebben _ga en _ga_CCXN1DEMRF een levensduur van maximaal 180 dagen; activiteit kan de sessiecookie vernieuwen. GA4-gebruikers- en gebeurtenisgegevens hebben een afzonderlijke bewaarinstelling van twee maanden, zonder vernieuwing door activiteit. Geaggregeerde rapporten vallen buiten die instelling.
De lokale opslag octo-language onthoudt je uitdrukkelijk gekozen taal totdat ze gewist wordt. Via Cookie-instellingen kun je die verwijderen of je analysekeuze wijzigen. Analyse weigeren beperkt je toegang tot de website niet. Intrekking stopt nieuwe metingen en verwijdert de GA-cookies die wij beheren; historische metingen worden niet automatisch gewist. De beveiligingsopslag van de inschrijfroute moet nog volledig worden geïnventariseerd.
Wie levert de dienst?
Cloudflare levert hosting, beveiliging en versleutelde R2-back-upopslag; Supabase de database en serverfuncties; Brevo aangevraagde e-mails en optionele nieuwsbrieven; Neo contactmailboxen; Cookiebot/Usercentrics toestemmingsbeheer; Google optionele analyse. Het privacybeleid vermeldt bekende locaties en links naar leveranciersvoorwaarden. EU-hosting alleen bewijst niet dat elke handeling binnen de EER blijft.
Accountspecifieke verwerkingsafspraken, locaties, subverwerkers en internationale doorgiftewaarborgen moeten nog volledig worden gecontroleerd. Deelname aan de wachtlijst maakt OCTO niet tot jouw verwerker en vereist geen verwerkersovereenkomst tussen jou en OCTO.
Wat blijft in beoordeling?
Beschikbaarheid van de dienst bewijst niet dat de onderstaande controles zijn afgerond. OCTO behoudt Brevo en wil technische e-mailgegevens uitsluitend gebruiken voor noodzakelijke aflevering en beveiliging, niet voor betrokkenheidsanalyse of marketingprofielen. Beide instellingen voor anonieme tracking en de weigeringsinstelling per contact worden gebruikt. Toch voegt Brevo pixels en omgeleide links toe en toonden gecontroleerde controles individuele openings- en klikdetails. Deze instellingen garanderen dus geen trackingvrije berichten.
Om op een uitzondering te vertrouwen, moeten wij een eventuele strikt noodzakelijke uitzondering onderbouwen voor de werkelijke verwerking, inclusief minimale gegevens, doel, bewaartermijn en leveranciersverantwoordelijkheden. Een algemene beveiligingsuitleg, gerechtvaardigd belang, aanvaarding van voorwaarden, nieuwsbrieftoestemming of toestemming voor websiteanalyse machtigt niet automatisch elke trackinghandeling. Verwerking buiten een geldige uitzondering vereist een doeltreffende toestemmingsroute of moet worden uitgeschakeld. Onderdeel 4.2 van het privacybeleid beschrijft bezwaar, oude berichten en de grenzen van voorkeurskeuzes.
De beschreven bewaartermijnen vereisen handmatig werk: automatische permanente opschoning is niet ingeschakeld; volledige controle van verval bij leveranciers, mailboxen en back-ups blijft nodig. De accountdocumenten van Supabase bevestigen dat zijn verwerkersovereenkomst in zijn voorwaarden is opgenomen. Dat voltooit niet de controles voor elke leverancier, verwerkingslocatie of internationale doorgifte.
Voorkeurswijzigingen worden eerst bij OCTO opgeslagen; updates naar Brevo worden in een wachtrij geplaatst en kunnen tijd kosten. Een bericht dat de e-mailleverancier al voor aflevering heeft aanvaard, kan nog aankomen. We controleren de actuele toestemming vóór verdere verzending en onderzoeken mislukte synchronisatie; een vertraging herstelt geen toestemming.
Onderdelen 5 en 6 van het privacybeleid beschrijven de controles van leverancierslocaties en doorgiften en het schema per gegevenscategorie voor database, Brevo, mailbox, exports, logs en back-ups, met termijnen en verantwoordelijkheden van Axel en Robbe. Zij vereisen ook een volledige verwijdercontrole van een testinschrijving, afzonderlijke controle van back-upverval vanaf de oorspronkelijke datum, opnieuw toepassen van nieuwere verwijderingen vóór gebruik van een herstel, en behoud van uitsluitend gerechtvaardigd minimaal bewijs. Dit zijn vereisten met uitdrukkelijk openstaande controles, geen verklaring dat verwijdering bij leveranciers of een trackinguitzondering bewezen is.
Onze verzending gebruikt Brevo-automatiseringen die starten wanneer een contact aan een aparte lijst wordt toegevoegd voor bevestiging, nieuwsbriefwelkom of herstel van e-mailvoorkeuren. De verzendprocessen sturen deze berichten niet rechtstreeks via een SMTP- of e-mailverzend-API. Ze zetten de beschikbare trackingvoorkeur per contact op Nee vóór toevoeging aan de lijst. Beide accountbrede instellingen voor anonieme tracking zijn ingeschakeld; dat zijn afzonderlijke controles. OCTO neemt openings- en klikmeldingen niet over voor betrokkenheidsanalyse. Controle van die instellingen bewijst niet wat Brevo intern bewaart.
Robbe moet van Brevo een uitleg verkrijgen die specifiek geldt voor onze dienst: welke identificatoren, koppelingen aan berichten of contacten, aantallen of tijdstippen van openen en klikken, netwerk- of apparaatgegevens en bestemmingslinks bij weigering nog worden verwerkt; het doel en de noodzaak per handeling; de toepasselijke rol en rechtsgrond; de bewaartermijn en het verwijdermoment per categorie; en wat gebeurt na intrekking of bij het openen van een oud bericht. Die uitleg moet onze lijstgestuurde automatiseringen en beide trackinginstellingen behandelen, niet alleen een ander rechtstreeks verzendproduct. Zolang dit niet is geverifieerd, bevestigen we geen vaste interne bewaartermijn bij Brevo of doeltreffende trackingweigering.
Hoe oefen je je rechten uit?
Je cookiekeuze intrekken, je afmelden van de nieuwsbrief, de wachtlijst verlaten en optionele antwoorden verwijderen zijn afzonderlijke keuzes. Een wijziging van je e-mailvoorkeuren verwijdert niet automatisch alle gegevens uit leverancierssystemen, mailboxen en back-ups.
Neem voor volledige verwijdering of een ander privacyverzoek contact op via admin@octo-tool.com. Onder de voorwaarden van de AVG kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid vragen, bezwaar maken en toestemming intrekken. We antwoorden zonder onredelijke vertraging en binnen één maand. Een toegestane verlenging met maximaal twee extra maanden wordt binnen de eerste maand uitgelegd. Intrekking van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.
Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder en je rechten bij de rechter uitoefenen.