OCTO · Website en wachtlijst

OCTO Privacybeleid

Versie 1.4.4 · Bijgewerkt 6 oktober 2026 · Nederlands

Download PDF Download deze beoordelingsversie (HTML) Vaste versielink Vorige versie — 1.4.3

1 Wie wij zijn en waarop dit beleid van toepassing is

Axel Van Mechelen en Robbe Heynderickx exploiteren OCTO in eigen naam en zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. OCTO is momenteel een project, zonder ondernemings- of btw-nummer. Je kunt beide oprichters bereiken via admin@octo-tool.com, +32 472 97 43 23 of Isabellakaai 60, 9000 Gent, België.

Axel coördineert privacy-informatie en verzoeken. Robbe coördineert leveranciers, beveiliging, verwijdering en het vervallen van back-ups. Beiden blijven verantwoordelijk voor de gezamenlijke verwerking; je kunt je rechten tegenover elk van hen uitoefenen. Dit is de essentie van onze taakverdeling; je kunt ons om meer informatie over die regeling vragen.

Dit beleid geldt voor onze openbare website, contact met ons en de gratis wachtlijst en optionele nieuwsbrief wanneer die beschikbaar zijn. Nieuwe inschrijvingen en e-mails aan ingeschreven deelnemers zijn momenteel gepauzeerd. Voordat we productaccounts, uploads, AI-chats of betalingen aanbieden, verstrekken we afzonderlijke privacy-informatie.

2 Website, cookies en browseropslag

We ontvangen informatie van je browser, je berichten en inzendingen, en uit beveiligings- en e-mailaflevergegevens van dienstverleners. Websiteverzoeken kunnen je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, opgevraagde pagina’s en foutmeldingen omvatten. We gebruiken noodzakelijke technische gegevens om de website te leveren en te beveiligen, op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). Onze bewaarregel voor routinematige technische en afleverlogboeken onder beheer van OCTO bedraagt maximaal 30 dagen; onderdeel 6 beschrijft de resterende verificatie van leverancierslogboeken.

Cookiebot van Usercentrics onthoudt je cookiekeuze. Toestemming beheren en registreren ondersteunt onze verplichtingen rond toestemming (artikel 6, lid 1, onder c). De taalvoorkeur levert de instelling die je vraagt (artikel 6, lid 1, onder f). Optionele Google Analytics 4 (GA4) vereist afzonderlijke toestemming (artikel 6, lid 1, onder a). Alleen browsen, inschrijven op de wachtlijst of de voorwaarden aanvaarden geeft geen toestemming voor analyse.

Cookiebot bewaart ook toestemmingsregistraties, afzonderlijk van de browsercookie. Het gepubliceerde beleid vermeldt 12 maanden voor eindgebruikersgegevens. Dat is iets anders dan de browserkeuze van één maand bij OCTO; de accountspecifieke registratie- en verwijderafspraken worden nog beoordeeld.

Cloudflare Turnstile is ingesteld om nieuwe wachtlijst- en nieuwsbriefinschrijvingen op geautomatiseerd misbruik te controleren aan de hand van browser-, apparaat- en netwerksignalen. Voorafgaande vrijgave (‘pre-clearance’) is uitgeschakeld; Turnstile is niet vereist om af te melden. De volledige inventaris van beveiligingsopslag voor de gepauzeerde inschrijfroute moet vóór heropening nog worden gecontroleerd. Deze tabel is geen geverifieerde inventaris van alle interne beveiligingsgegevens van leveranciers. Zie Cloudflares Turnstile-informatie.

3 Optionele analyse

GA4 is beschikbaar op de openbare website, maar wordt pas geladen nadat je statistiekcookies toestaat. Ook na weigering blijft de website beschikbaar. Onze controles blokkeren Google Analytics-verzoeken, inclusief signalen zonder cookies, vóór toestemming en na weigering of intrekking. Analyse wordt niet geladen op bevestigings-, nieuwsbrief- of e-mailvoorkeurenpagina’s.

Met toestemming meten we bezoeken en sessies, paginaweergaven, scrollen tot 90%, klikken op wachtlijstknoppen, het starten van formulieren, aanvaarde inschrijfverzoeken en taalwijzigingen. Een aanvaard verzoek bewijst niet dat een inschrijving bevestigd is. Gegevens omvatten pseudonieme browser- en sessie-identificaties, tijdstippen, vaste paginanamen, de oorsprong van verwijzende websites, toegestane campagnelabels, browser- en apparaatgegevens, taal en globale locatie. We sturen geen e-mailadressen, optionele antwoorden, ondertekende links of andere formulierinhoud naar GA4 en koppelen analyse niet aan wachtlijstgegevens. Advertentiefuncties, Google-signalen en verzameling van door gebruikers verstrekte gegevens zijn uitgeschakeld.

Google vermeldt dat IP-adressen worden gebruikt om locatie af te leiden zonder ze in GA4 te bewaren. Analysegegevens zijn pseudoniem, niet anoniem. De bewaring van gebruikers- en gebeurtenisgegevens is ingesteld op twee maanden, zonder vernieuwing door nieuwe activiteit, volgens Googles verwijdercyclus. Deze instelling bepaalt niet de vervaldatum van browsercookies of de bewaring van geaggregeerde standaardrapporten. We beoordelen jaarlijks of die rapporten nog nodig zijn en verwijderen de property wanneer het doel van websiteverbetering eindigt.

Via Cookie-instellingen kun je je keuze altijd wijzigen of intrekken. Intrekking stopt verdere metingen, verwijdert de GA-cookies die wij beheren en herlaadt een pagina waarop Analytics geladen was; hierdoor kan een onafgewerkt formulier worden teruggezet. Eerdere metingen worden niet automatisch gewist. Je kunt verwijdering vragen en, waar nodig, een browseridentificatie verstrekken zodat we de relevante gegevens kunnen vinden. Je keuze geldt per browser; op een ander apparaat, na het wissen van opslag of na verval kan een nieuwe keuze nodig zijn.

4 Wachtlijst-, nieuwsbrief- en contactgegevens

4.1 Gratis wachtlijst en optionele antwoorden

Wanneer inschrijven beschikbaar is, gebruiken we je e-mailadres, gekozen taal, aanvraag- en bevestigingstijdstippen en deelnamestatus om je verzoek te verwerken, je adres te verifiëren en de aangevraagde beschikbaarheidsmelding te sturen, met je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a). Het e-mailadres en de verplichte verklaringen zijn nodig om een aanvraag te doen; verstrekking is vrijwillig. We vragen niet naar je naam of geboortedatum.

We registreren je leeftijdsgroep (16–17 of 18+), de verklaring van toestemming van ouder of voogd waar vereist, aanvaarding van de voorwaarden en toestemmingskeuzes, met tijdstippen, versies, getoonde tekst en de relevante documentverwijzing en hash. De minimumleeftijd van 16 en toestemmingseis voor 16–17-jarigen zijn deelnamevoorwaarden van OCTO, geen uitspraak over de algemene toestemmingsleeftijd onder de AVG. Voor gewone inschrijving vragen we geen identiteitsdocument.

Onderwijsniveau en hoe je ons hebt gevonden zijn optioneel, met afzonderlijke keuzes per doel. We gebruiken het onderwijsniveau om introductiegroepen te plannen en verwijzingsantwoorden om onze communicatie te verbeteren. Je kunt beide vragen overslaan of toestemming voor één antwoord afzonderlijk intrekken. Deze doeleinden berusten op toestemming (artikel 6, lid 1, onder a).

Een verzonden aanvraag blijft in afwachting totdat je je e-mailadres bevestigt. De wachtlijstverificatielink vervalt na 48 uur. Onze verwijderregel voor een onbevestigde aanvraag is binnen 30 dagen na het vervallen van de link. Voor bevestigde deelname bewaren we het actieve profiel tot intrekking, lancering of sluiting van de wachtlijst, of het einde van 31 januari 2027 in Brussel, afhankelijk van wat het eerst gebeurt, gevolgd door verwijdering of onomkeerbare anonimisering binnen 30 dagen. Voortzetting daarna vereist een nieuwe keuze. Afzonderlijke geldige nieuwsbrieftoestemming wordt onafhankelijk behandeld. Deze uitvoeringslimieten moeten vóór heropening worden gecontroleerd, zoals uitgelegd in onderdeel 6.

4.2 Optionele nieuwsbrief en e-mailaflevering

Nieuwsbriefmarketing vereist afzonderlijke toestemming en afzonderlijke bevestiging (artikel 6, lid 1, onder a); deelname aan de wachtlijst schrijft je niet in. We verwerken je e-mailadres, taal, nieuwsbriefstatus, voorkeuren en toestemmingsbewijs. Onbevestigde nieuwsbrieflinks vervallen na 14 dagen; de verwijderregel is binnen 30 dagen daarna. Bevestigde marketing eindigt bij intrekking, het einde van de activiteit of 24 maanden na de laatste uitdrukkelijke bevestiging, afhankelijk van wat het eerst gebeurt. Verzending moet stoppen wanneer toestemming eindigt; het actieve marketingprofiel moet binnen 30 dagen worden verwijderd, met inachtneming van de afzonderlijke regels voor bewijs en blokkering hieronder.

Beveiliging en aflevering zijn de enige beoogde doelen voor onze technische e-mailgegevens. Brevo verwerkt e-mailadressen, berichtinhoud, afleverstatus, teruggestuurde berichten, klachten en bijbehorende technische gegevens. OCTO gebruikt de gegevens die nodig zijn om aangevraagde berichten af te leveren, bevestiging en herstel te beveiligen, misbruik te onderzoeken en afmeldingen te respecteren. Ons wachtlijstsysteem importeert geen openings- of klikgebeurtenissen voor betrokkenheidsanalyse. Wij gebruiken zulke historieken niet voor marketingprofielen, gepersonaliseerde aanbiedingen, scores of marketing op basis van gedrag.

Gewone aflever- en beveiligingsverwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om aangevraagde communicatie te verzorgen en te beschermen (artikel 6, lid 1, onder f AVG), met inachtneming van noodzakelijkheid, evenredigheid en je rechten. Deze grondslag geeft op zichzelf geen toestemming om informatie op je apparaat uit te lezen. Gebruik van een e-mailtracker zonder toestemming moet afzonderlijk voldoen aan de toepasselijke uitzondering voor strikt noodzakelijke communicatie of een uitdrukkelijk gevraagde dienst. Een algemene verwijzing van een leverancier naar beveiliging, misbruikbestrijding of afleverbaarheid bewijst niet dat elke pixel, omleiding of gebeurtenishistoriek daaronder valt. Optionele betrokkenheidsmeting vereist een afzonderlijke rechtmatige regeling en, waar vereist, voorafgaande geldige toestemming.

Wat Brevo momenteel doet. Brevo kan een onzichtbare afbeelding toevoegen en links via zijn servers omleiden. Het openen van een bericht of volgen van een omgeleide link kan tijdstippen en aantallen opleveren die aan een bericht of ontvanger gekoppeld zijn. Beide accountbrede instellingen voor anonieme tracking zijn ingeschakeld; OCTO stelt de beschikbare trackingvoorkeur per contact in op Nee. Dat verwijdert de pixel of linkomleiding niet. Bij onze laatste gecontroleerde controles waren de algemene logs geanonimiseerd, maar bleven aantallen en tijdstippen van openen en klikken zichtbaar in de berichtdetails van de ontvanger. Wij beloven daarom geen trackingvrije berichten of volledige ontkoppeling van personen.

Verzending aan ingeschreven deelnemers blijft gepauzeerd. Vóór heropening moeten wij vaststellen welke resterende handelingen noodzakelijk zijn voor het genoemde beveiligings- of afleverdoel, welke minimale gegevens en bewaartermijn nodig zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke juridische voorwaarden gelden. Handelingen buiten een onderbouwde uitzondering moeten worden uitgeschakeld of via doeltreffende toestemmingskeuzes verlopen. Deelname aan de wachtlijst, een nieuwsbriefverzoek, aanvaarding van de voorwaarden of toestemming voor websiteanalyse geeft geen toestemming voor niet-verwante e-mailtracking. Een herziene kennisgeving maakt eerdere verwerking niet achteraf rechtmatig.

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang of een privacyverzoek indienen via admin@octo-tool.com. Wij beoordelen verzoeken volgens de toepasselijke AVG-regels, waaronder het onvoorwaardelijke recht van bezwaar tegen direct marketing. Afmelden van de nieuwsbrief of verlaten van de wachtlijst beëindigt de bijbehorende verzendtoestemming; het verwijdert geen pixels uit al ontvangen berichten. Verzoeken over die berichten en bestaande Brevo-gegevens vereisen afhandeling door de leverancier. Een voorkeurswijziging wist niet gegarandeerd elke leverancierslog of back-up; onderdeel 6 onderscheidt onze bewaartermijnen van die van leveranciers.

4.3 Vragen en noodzakelijke berichten

We gebruiken je contactgegevens en bericht om vragen te beantwoorden op basis van gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f), of artikel 6, lid 1, onder b, voor stappen vóór een overeenkomst die je vraagt. Onze regel is correspondentie maximaal 12 maanden na afhandeling te bewaren, behalve bij een specifieke wettelijke verplichting of een geschil. Neo levert onze mailboxen.

Dezelfde regels voor vragen gelden voor investeerders- en pitchdeckverzoeken, mentoring, studentensamenwerking, technische introducties, persvragen en vragen over het oceaaninitiatief. Relevante correspondentie kan je naam, organisatie, contactgegevens, interesses en zelf meegestuurde bijlagen bevatten. Deze pagina's openen je eigen e-mailprogramma; een vraag schrijft je niet in voor marketing en vormt geen investerings-, arbeids- of samenwerkingsovereenkomst. Stuur geen onnodige gevoelige informatie of persoonsgegevens van derden zonder passende reden.

Onze links naar sociale media en onderzoek leiden naar externe diensten wanneer je erop klikt. Daar geldt de eigen privacy-informatie van die diensten. Wij laden niet enkel door je bezoek aan een OCTO-pagina ingesloten tracking van sociale media. Correspondentie verloopt via onze mailboxen, afzonderlijk van wachtlijst- en analysegegevens.

Noodzakelijke berichten over deelname, sluiting of wezenlijke wijzigingen van de voorwaarden dienen het beheer van de wachtlijstovereenkomst (artikel 6, lid 1, onder b); berichten over beveiliging en misbruik berusten op gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) of, waar van toepassing, een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c). Ze mogen geen reclame bevatten en vereisen geen nieuwsbrieftoestemming. We bewaren alleen contact- en afleveringsbewijs dat nodig is voor het betreffende doel en de bijbehorende periode. De verzendpauze neemt onze plicht niet weg om privacyverzoeken te beantwoorden of wettelijk verplichte berichten te verstrekken.

5 Leveranciers, delen en internationale doorgiften

We verkopen geen persoonsgegevens. De onderstaande leveranciers ondersteunen de dienst. Hun openbare voorwaarden beschrijven mogelijke verwerkingsafspraken; ze bewijzen niet dat elk accountspecifiek contract, elke locatie of elke waarborg gecontroleerd is.

• Cloudflare: Pages-hosting en netwerkbeveiliging verwerken websiteverzoeken; Turnstile controleert inschrijfmisbruik. R2 bewaart versleutelde OCTO-back-ups in een bucket onder EU-jurisdictie. Dat bewijst niet dat alle ondersteuning, netwerk- of beveiligingsverwerking van Cloudflare binnen de EER blijft. Verwerkingsvoorwaarden.
• Supabase: formulieren, database en serverfuncties verwerken inzendingen, deelname, toestemmings- en voorwaardenbewijs en afleveropdrachten. De huidige projectregio is eu-west-1 (Ierland). Niet elke ondersteunings- of subverwerkershandeling is daardoor tot Ierland beperkt. Verwerkingsvoorwaarden. De accountdocumenten bevestigen dat de verwerkersovereenkomst voor alle organisaties in de voorwaarden is opgenomen.
• Brevo: aangevraagde e-mails en optionele nieuwsbrieven gebruiken adressen, voorkeuren, inhoud, aflevergegevens en de tracking uit onderdeel 4.2. De openbare hostinginformatie noemt Frankrijk en Duitsland; andere verwerking, ondersteuning en subverwerkers vereisen afzonderlijke controle. Hostinginformatie.
• Neo: host onze contactmailboxen en verwerkt adressen, berichten, bijlagen en mailboxgegevens van correspondenten. De verwerkingslocaties, bewaring en doorgifteafspraken van ons account worden nog gecontroleerd. Privacy-informatie.
• Cookiebot / Usercentrics A/S, Denemarken: levert de toestemmingsinterface, technische aflevering en toestemmingsregistraties. De browserkeuze van één maand en de gepubliceerde termijn van 12 maanden voor eindgebruikersgegevens zijn afzonderlijk. Accountspecifieke locaties, subverwerkers en contractuele dekking moeten nog worden nagegaan. Privacy-informatie.
• Google Ireland Limited, met Google LLC en toegestane subverwerkers: levert optionele GA4 en ontvangt de analysegegevens uit onderdeel 3. Verwerking kan plaatsvinden in de Verenigde Staten en andere landen. Verwerkingsvoorwaarden en doorgifteafspraken.

Leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Daarvoor is een toepasselijk adequaatheidsbesluit of een passende waarborg nodig, zoals standaardcontractbepalingen met de vereiste beoordeling en aanvullende maatregelen. Het EU–VS-gegevensbeschermingskader kan alleen gelden voor een daarvoor in aanmerking komende doorgifte aan een actief gecertificeerde ontvanger. Cookietoestemming vervangt geen doorgiftewaarborgen.

Verificatie nog niet voltooid: het overzicht per leverancier van contractspartijen, aanvaarde verwerkingsafspraken, alle locaties en subverwerkers, toepasselijke doorgiftemechanismen en verwijdervoorwaarden is nog niet volledig. De openbare links hierboven lossen dit niet op. Vraag ons naar de beschikbare informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen. We werken dit bericht bij wanneer de verificatie vordert.

We kunnen noodzakelijke informatie delen met professionele adviseurs of bevoegde autoriteiten voor een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde rechtsvordering. Toegang moet beperkt blijven tot de taak, met vertrouwelijkheid en verwerkingsafspraken waar nodig.

6 Bewaring, verwijdering en beveiliging

Axel behandelt privacyverzoeken; Robbe beheert het handmatige verwijder- en back-upvervalproces. Automatische permanente opschoning is niet ingeschakeld. De hierboven en hieronder genoemde termijnen zijn vastgelegde uitvoeringsregels, geen bewijs dat elk historisch gegeven of elke leverancierskopie al verwijderd is. Bewaartermijnen van leverancierslogboeken, mailboxopschoning en back-upverval zijn nog niet volledig geverifieerd. Inschrijving en verzending aan ingeschreven deelnemers blijven in afwachting daarvan gepauzeerd.

Beperkt bewijs van toestemming en privacyverzoeken ondersteunt wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c); noodzakelijk bewijs over voorwaarden, deelnamegerechtigdheid en vorderingen ondersteunt gerechtvaardigde belangen bij het beheren en verdedigen van de regeling (artikel 6, lid 1, onder f). We bewaren alleen noodzakelijk bewijs, gewoonlijk maximaal drie jaar nadat deelname of toestemming eindigt of een verzoek afgehandeld is. Een langere termijn vereist een specifieke wettelijke verplichting of vordering en een vastgelegde herbeoordelingsdatum.

Minimale blokkeringsgegevens voorkomen ongewenste herimport of verzending zolang dat risico bestaat en worden jaarlijks op noodzaak beoordeeld. Ze geven geen toestemming om marketing voort te zetten. Back-upkopieën onder beheer van OCTO hebben een maximale termijn van 90 dagen vanaf hun oorspronkelijke aanmaak; verwijderverzoeken worden opnieuw toegepast voordat herstelde gegevens gebruikt worden. Kopiëren mag de termijn niet herstarten. Interne leverancierskopieën hebben afzonderlijke contractuele limieten die nog bevestigd moeten worden; we kunnen ze niet als onderdeel van OCTO’s back-upregel beschrijven.

We gebruiken versleutelde verbindingen en beperkte toegang; geen enkele beveiligingsmaatregel garandeert absolute bescherming. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen en maken geen gedragsprofielen voor advertenties. Wanneer toestemming eindigt, moeten identificeerbare gegevens zonder onredelijke vertraging worden gewist, tenzij een andere geldige grondslag beperkte bewaring toestaat. Werkelijk anonieme statistieken kunnen langer worden bewaard.

Googles verwerkingsvoorwaarden noemen maximaal 180 dagen voor bepaalde door de dienst ondersteunde verwijderinstructies of verwijdering na einde van de overeenkomst, onder de daarin genoemde voorwaarden. Dit is geen algemene bewaartermijn van OCTO en verlengt de AVG-antwoordtermijn voor je verzoek niet.

7 Je rechten en afzonderlijke keuzes

Onder de voorwaarden van de AVG kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid vragen; bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang om redenen die met je situatie verband houden; en op elk moment bezwaar maken tegen direct marketing. Je kunt toestemming intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.

Cookie-instellingen regelen analyse. Afmelden van de nieuwsbrief regelt marketing. E-mailvoorkeuren onderscheiden wachtlijstdeelname, nieuwsbrieftoestemming en optionele antwoorden. Stoppen voor één doel beëindigt niet automatisch een ander geldig doel. E-mails stoppen of een optioneel antwoord verwijderen is niet hetzelfde als alle gegevens wissen uit database, mailboxen, leverancierssystemen en back-ups.

Voor volledige verwijdering of een ander privacyverzoek neem je contact op via admin@octo-tool.com of met een van de oprichters op ons postadres. We leggen uit welke gegevens bewaard moeten blijven en waarom. We antwoorden zonder onredelijke vertraging en binnen één maand. Een toegestane verlenging met maximaal twee extra maanden moet binnen de eerste maand worden uitgelegd. Verzoeken zijn gewoonlijk gratis; bij redelijke twijfel aan je identiteit vragen we alleen wat nodig is om die te verifiëren.

Voorkeurswijzigingen worden eerst bij OCTO opgeslagen; updates naar Brevo worden in een wachtrij geplaatst en kunnen tijd kosten. Een bericht dat de e-mailleverancier al voor aflevering heeft aanvaard, kan nog aankomen. We controleren de actuele toestemming vóór verdere verzending en onderzoeken mislukte synchronisatie; een vertraging herstelt geen toestemming.

8 Klachten en wijzigingen

Je kunt rechtstreeks klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere bevoegde toezichthouder in de EER en een beroep op de rechter doen. Je hoeft niet eerst contact met ons op te nemen.

We dateren herzieningen, bewaren vorige versies en informeren betrokken personen over wezenlijke wijzigingen wanneer dat vereist is. Een nieuw doel vereist nieuwe toestemming waar van toepassing. Deze juridische versie is beschikbaar in het Engels en het Nederlands.